5 conseils pour le renouvellement de bail

Comme chaque année, les propriétaires de logements locatifs entrent dans la période des renouvellements de baux. En effet, les propriétaires ayant signé un contrat de location de 12 mois ou plus doivent faire parvenir leur avis entre 3 et 6 mois avant la fin du bail. Les contrats se finissant au 30 juin 2019 doivent donc être renouvelés entre le 1 janvier et le 31 mars de cette année. Voici 5 conseils afin d’optimiser ses renouvellements et d’éviter les erreurs en cette période cruciale.

1. Quand envoyer son avis?

Comme indiqué plus haut, les locataires ayant signé un bail de 12 mois ou plus devront recevoir leurs avis d’ajustement entre 3 et 6 mois avant la fin de leur bail. Cette fenêtre tombe de 1 à 2 mois avant la fin du bail si ce dernier est de moins de 12 mois, et entre 10 et 20 jours pour le bail d’une chambre à durée fixe. En cas de bail à durée indéterminée, il faudra faire parvenir ses avis entre 1 et 2 mois avant la modification proposée. 
Le locataire aura ensuite 1 mois à compter de la réception de l’avis pour contester l’augmentation, et sera réputé comme l’ayant acceptée s’il ne répond pas dans cette période.
En cas de refus, le propriétaire aura ensuite 1 mois pour négocier avec le locataire ou, le cas échéant, déposer une demande de fixation de loyer à la Régie du logement. Si cette dernière étape n’est pas respectée, le bail sera reconduit aux conditions antérieures.
Il est donc important que les propriétaires envoient leurs avis d’ajustement le plus tôt possible. Ils risquent autrement de devoir trouver un nouveau locataire tard dans l’année, réduisant ainsi leur choix.

2. Seul le propriétaire peut entamer le processus de fixation

En d’autres mots, les propriétaires qui voient leur loyer baisser selon le calcul de la Régie du logement (à cause des baisses de taxes scolaires, par exemple) ont tout intérêt à ne pas s’adresser au tribunal en cas de refus du locataire. Ce dernier ne pourra pas exiger de diminution, et son loyer restera stable.

3. Combien demander?

Il n’existe malheureusement pas de réponse universelle à cette question. Chaque propriétaire peut, dans les faits, demander l’augmentation de loyer qu’il désire. Cependant, si le locataire refuse cette augmentation dans les 30 jours suivant la réception de l’avis, il faudra négocier avec ce dernier, voir se rendre à la Régie du logement pour obtenir une décision finale. Le tribunal utilisera alors ses propres critères de fixation de loyer : chaque dépense d’exploitation sera utilisée afin de calculer l’ajustement.

4. Comment s'assurer de gagner sa cause à la Régie?

Si un propriétaire est obligé d’amener son locataire à la Régie du logement, il devra couvrir ses arrières afin d’éviter toute surprise. Imaginons qu’un locataire ait refusé son ajustement dans les délais impartis : le propriétaire aura 30 jours pour s’adresser au tribunal. Entre temps il pourra négocier avec le locataire une nouvelle augmentation, et il devra rendre disponible les factures justifiant la hausse. Si l’augmentation de loyer n’est toujours pas acceptée après ce délai, ce sera à la Régie du logement de trancher sur demande du propriétaire. Il est important de noter qu’un propriétaire peut exiger les frais d’ouverture de dossier, soit de 48 à 76 $, tant que le montant refusé par le locataire est inférieur ou égal au montant accordé par la Régie, et tant que le propriétaire a fourni la grille de calcul et offert au locataire de consulter les factures nécessaires au calcul.

5. Faire d'une pierre deux coups

Si la procédure exige que le propriétaire obtienne une preuve de réception de son avis d’ajustement de loyer, rien ne l’empêche de le donner en main propre en échange de la signature d’un accusé de réception. Cela permettra d’expliquer d’éventuelles nouvelles clauses dans le règlement d’immeuble ainsi que les critères entrant en compte dans l’ajustement (taxes de la ville, travaux dans l’immeuble...). Ce sera également une bonne occasion pour fournir d’autres documents, comme le Relevé 31, et de visiter les lieux afin de s’assurer que le logement est bien entretenu.