Comment assurer le succès de vos communications Pronotif?

Voici quelques conseils pour assurer le succès de vos communications avec vos locataires avec Pronotif : 

Assurez-vous d’obtenir le consentement de vos locataires 

Bien communiquer avec ses locataires c’est une histoire qui commence dès les premiers contacts et qui se formalise au moment de la signature du bail. En effet, nous tenons à rappelerqu’il est préférable d’avoir reçu préalablement à l’envoi de courriels certifiés le consentement de votre destinataire comme quoi il vous autorise à utiliser Pronotif pour les communications entre vous. 

En outre, pour communiquer correctement et légalement avec son locataire par courriel certifié, il vous faudra obtenir son adresse courriel dans la section A du bail etlui faire signer l’Annexe au bail, qui contient la clause « Communications ».  

Si vous n’avez pas eu l’occasion d’ajouter la clause de communicationslors de la conclusion du bail, vous pourrez utiliser en tout temps la demande de consentement Pronotif. Et bonne nouvelle, l’envoi de cette demande est entièrement gratuit. Très pratique, si vous souhaitez communiquer avec un locataire qui a déjà un bail en cours ou si votre locataire souhaite changer d’adresse courriel pour les échanges avec vous.

Configurez vos modèles de lettres 

Afin de vous faire gagner du temps, vous pouvez créer jusqu’à six modèles pour chaque type d’activité. En effet, si vous avez l’habitude d’utiliser régulièrement les mêmes contenus d’un envoi à un autre, profitez de cette fonctionnalité pour vous éviter la double saisie de contenu. Vous pouvez créer des modèles en Français et en Anglais sans problème. 

Vous pouvez également utiliser les modèles de lettres et formulaires de la CORPIQ, offerts gratuitement si vous êtes membres.

Mettre toutes les informations dans le courriel 

Nous vous recommandons lors de l’envoi d’une notification électronique de transmettre toutes les pièces jointes en lien avec ladite notification et d’échanger au maximum au travers du chat de Pronotif si le locataire souhaite échanger avec vous. Tous ces éléments seront alors présents dans le rapport de preuve que vous pourrez consulter en tout temps.  

En effet, le rapport de preuve est un élément indéniable pour vos suivis. Dans ce rapport, vous retrouverez le contenu des messages, les pièces jointes transmises, les échanges de communications avec votre locataire et ainsi tous les statuts pour montrer que la notification a été correctement transmise, ouverte, les pièces jointes téléchargées et les réponses obtenues par la personne. 

Avec Pronotif, nous prenons les devants et vous offrons une solution de suivi de vos courriers électroniques d’avant-garde qui s’inscrit dans le virage numérique de l’immobilier et du droit. Et si vous êtes membres de la CORPIQ, vous pourrez profiter de tarifs préférentiels.