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La notification d’un avis par courriel standard ou par courriel certifié : ce que vous devez savoir
Jugements
L’envoi d’un avis de reconduction de bail est une étape essentielle dans la gestion locative. Plusieurs propriétaires se demandent s’ils peuvent transmettre cet avis par courriel et, si oui, quelles précautions prendre pour s’assurer qu’il soit valide aux yeux du Tribunal administratif du logement (ci-après « TAL »). Voici un tour d’horizon des règles applicables et des bonnes pratiques à adopter, lesquelles ont été retenues dans les décisions récentes 514Plex inc. c. Gagnon (2022) et Interrent Holdings Manager c. Yang (2024).
L’avis de reconduction de bail peut-il être transmis par courriel?
Oui, la loi reconnaît la transmission électronique comme un mode de notification valide. Toutefois, l’article 7 du Règlement sur la procédure devant le Tribunal administratif du logement exige une preuve de réception. En d’autres termes, ce n’est pas seulement l’envoi du courriel qui compte, mais bien le fait que le locataire ait effectivement reçu et pris connaissance de l’avis.
Courriel standard (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.) : attention aux pièges!
L’utilisation d’un courriel ordinaire pour envoyer un avis de reconduction présente plusieurs risques :
- Le locataire peut prétendre ne jamais avoir reçu l’avis ou qu’il s’est retrouvé dans ses courriers indésirables.
- Malgré les présomptions de transmission et de réception prévues à l’article 31 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, sans accusé de réception clair, le locateur ne peut pas prouver la réception effective du courriel.
- Même si le propriétaire a déjà communiqué avec le locataire par courriel dans le passé, cela ne constitue pas nécessairement un consentement tacite à recevoir des avis officiels de cette façon.
Si vous choisissez d’envoyer un avis par courriel standard, il est fortement recommandé d’obtenir une réponse écrite du locataire accusant réception. En l’absence d’une telle confirmation, votre avis pourrait être contesté.
Comme l’indique d’ailleurs le juge dans l’affaire GLP Paysagiste Inc. c. Thibodeau, le fait d’envoyer un simple courriel « est l’équivalent d’une remise dans la boîte aux lettres, mais ne constitue aucunement une preuve de réception ». Le juge suggère donc fortement de prendre des mesures supplémentaires pour s’assurer que le courriel a bien été reçu.
À titre de mesure supplémentaire, nous vous recommandons de contacter le locataire par message texte, si le locataire a un cellulaire, afin de confirmer la bonne réception du courriel. En l'absence de confirmation de la réception, il est recommandé d'utiliser un autre moyen de notification garantissant un accusé de réception, comme une lettre recommandée, une remise en main propre ou l’intervention d’un huissier.
Le courriel certifié avec Pronotif : une solution plus sécurisée reconnue par le TAL
Bien que les règles ci-haut établies demeurent les mêmes, le service de courriel certifié Pronotif offre une sécurité plus accrue. Il permet non seulement d’obtenir une preuve de transmission du courriel, mais aussi de confirmer son ouverture par le destinataire, ainsi que celle des pièces jointes, le cas échéant.
Cette distinction est essentielle, car elle confirme que le locataire a pris connaissance de l’avis, renforçant ainsi la validité de la notification en cas de litige.
À noter que le délai d’un mois prévu à l’article 1945 du Code civil du Québec, dont votre locataire dispose pour répondre à votre avis de reconduction, débute dès la réception de votre avis et non pas dès son envoi. Il est donc d’autant plus important d’obtenir cette preuve afin de bien comptabiliser les délais légaux.
Une récente décision du Tribunal administratif du logement datant de 2024 (Poitras Grégoire c. Interrent Holdings Manager) illustre bien l’importance du consentement du locataire. Même si la locataire avait ouvert le courriel envoyé via Pronotif, le Tribunal a invalidé l’avis, car celle-ci n’avait jamais consenti à recevoir ses communications par courriel. Il est donc primordial d’obtenir un consentement écrit de vos locataires à l’utilisation du courriel pour les avis officiels.
Voici donc les bonnes pratiques pour assurer la validité de votre avis :
- Obtenir un consentement écrit de votre locataire pour l’envoi des avis par courriel (idéalement dans le bail ou une annexe signée, mais il est aussi possible de l’obtenir via la plateforme Pronotif. Contactez le soutien technique pour de l’aide, au besoin.).
- Utiliser une adresse courriel valide et active au moment de l’envoi, fournie par le locataire. Si plusieurs locataires figurent sur le bail, chacun doit vous fournir une adresse courriel valide. L’utilisation d’un seul courriel pour plusieurs locataires ne permet pas de prouver la réception du message par chacun d’eux.
- S’assurer d’obtenir un accusé de réception. Si vous utilisez un courriel standard, demandez une confirmation écrite. Avec Pronotif, vérifiez que le courriel a bien été ouvert par tous les locataires figurant sur le bail.
- Faire référence clairement à la pièce jointe si l’avis est envoyé sous forme de document en pièce jointe, ou inclure son contenu directement dans le corps du courriel serait même préférable.
L’envoi d’un avis par courriel est une option plus économique que l’acheminement par huissier, certes, mais le locateur doit tout de même s’assurer de respecter les conditions énoncées ci-dessus, faute de quoi l’avis pourrait être jugé invalide.
En appliquant ces précautions, vous réduisez considérablement les risques de contestation et vous vous assurez que vos avis de reconduction de bail respectent les exigences légales.
Besoin d’un modèle de consentement à la communication par courriel? Téléchargez-le sur notre site web ici!