Le bail papier est-il encore pertinent en 2025?

Avec l’essor du numérique, on peut légitimement se demander si le bail papier conserve sa pertinence en 2025. Pour les propriétaires et locataires au Québec, plusieurs arguments plaident en faveur du passage au bail électronique, sans pour autant éliminer complètement l’utilité du format papier.

Le statut légal du bail électronique au Québec

Au Québec, un bail résidentiel électronique, comme son équivalent sur papier, est un contrat de location encadré par le Code civil du Québec et soumis aux règles du Tribunal administratif du logement (TAL). Le bail numérique doit respecter les mêmes exigences de contenu et de consentement. Les deux parties doivent signer le bail pour que celui-ci soit valide. La signature peut être manuscrite ou électronique, selon la façon dont le bail est préparé. Si le bail est complété électroniquement, il peut être signé avec une signature électronique. Il peut aussi être préparé électroniquement, puis être enregistré et imprimé pour être signé à la main ensuite.

Un des avantages majeurs du bail électronique est sa capacité d’adaptation rapide aux changements législatifs. Dès qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, le formulaire numérique peut être mis à jour instantanément, ce qui permet aux propriétaires de rester conformes sans réimpression ni délai. 

Avantages pratiques du bail numérique

Le bail électronique réduit les risques d'erreurs et d'incompréhension, comme les champs manquants, incorrectement remplis ou illisibles. Des plateformes spécialisées, comme le Bail électronique de la CORPIQ, permettent de remplir automatiquement certaines sections à partir de la demande de location, de signer en ligne et de générer une version complète conforme à la loi. Cette solution comprend aussi des champs explicatifs pour guider l’utilisateur. En cas de mise à jour de la législation, le bail numérique est modifié immédiatement et mis à disposition de tous les utilisateurs, garantissant ainsi l’utilisation d’une version conforme.

D’ailleurs, un projet de règlement modifiant le bail de logement a été déposé le 3 septembre dernier. Ce projet est actuellement en consultation publique et devrait être adopté au cours des prochaines semaines. Une fois ces changements en vigueur, le bail électronique de la CORPIQ sera mis à jour automatiquement pour refléter les nouvelles dispositions. Quant au bail papier du TAL, l’ancienne version demeurera valide pendant une période de transition d’un an, afin de permettre aux propriétaires de s’ajuster graduellement.

Parmi les principales modifications proposées, on note :

• L’ajout d’une clause précisant si le logement est «sans fumée»  ;

• L’intégration directe, au sein même du bail, des règles législatives adoptées en 2024 concernant les clauses F et G. Cet ajout vous évitera d’avoir à annexer des avis séparés lorsque ces situations s’appliquent.

Bail électronique et environnement

Le bail numérique répond aussi aux objectifs environnementaux du secteur immobilier. Réduction des impressions, diminution de l’utilisation de papier, limitation des déplacements pour se rencontrer pour la signature du bail, élimination des envois postaux : ces gestes ont un impact direct sur votre empreinte écologique. Cette transition s’inscrit dans une modernisation plus large des pratiques administratives dans l’immobilier.

Dans quels cas le bail papier demeure-t-il utile?

Le bail papier demeure pertinent dans certains contextes : absence d’accès à Internet, réticence à utiliser les outils numériques et technologiques, ou situations nécessitant une trace physique immédiate et locale. Il permet aussi une conservation directe dans des dossiers physiques.

Conclusion : se dirige-t-on vers la fin du bail papier?

En 2025, le bail papier devient de moins en moins pertinent pour la majorité des propriétaires et  des gestionnaires. Le bail électronique s’impose comme la solution la plus souple, rapide à adapter en cas de changement de loi, et la plus alignée avec les impératifs environnementaux et numériques du secteur locatif.