Rédiger un bail locatif en toute confiance : 20 bonnes pratiques à adopter pour ne pas se tromper!

La signature d’un bail locatif est une étape clé pour assurer une relation harmonieuse entre locateur et locataire. Pourtant, les conseillers de la CORPIQ constatent quotidiennement des erreurs commises dès la rédaction du bail qui peuvent entraîner des complications juridiques et financières pour le propriétaire. Pour éviter ces inconvénients, il est essentiel d’adopter de bonnes pratiques qui garantissent un contrat clair, conforme à la réglementation et permettant au locateur de bien se protéger tout en respectant ses obligations envers le locataire. Découvrez 20 conseils essentiels pour rédiger un bail en toute confiance.

1. Effectuer une enquête de prélocation

Évidemment, avant de signer un bail, il est fortement recommandé de réaliser une enquête de prélocation afin de vérifier la solvabilité, les antécédents de crédit et/ou judiciaires et le comportement locatif du candidat. Au cours des dernières années, les cas de vol d’identité deviennent de plus en plus fréquents. Il s’agit ainsi d’une bonne pratique de demander à voir deux preuves d’identité avec photo pour confirmer l’identité du candidat (exemples : permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, etc.). Vous pouvez utiliser le formulaire « Demande de location » de la CORPIQ disponible ici ou vous rendre directement sur https://propriolocation.com/ pour la version électronique sans frais.

 

 2. Identifier correctement les parties au bail

Assurez-vous d’inscrire correctement le nom du (ou des) locateur(s) et locataire(s) sur le bail. Si le locateur est représenté par une autre personne, n’oubliez pas d’indiquer cette information au bas de la section A du bail. Attention, on appelle souvent le locateur « le propriétaire ». Toutefois, le locateur (celui qui gère le logement) et le propriétaire (celui qui détient le titre de propriété) ne sont pas toujours la même personne.

 

 3. Préciser l’usage du logement

À la section B, précisez que le logement est à usage résidentiel seulement, le cas échéant. Il est toutefois possible, si désiré, d’autoriser un usage autre que résidentiel pour un maximum d’un tiers de la superficie du logement. Dans un tel cas, assurez-vous de faire les vérifications nécessaires au préalable (règlements municipaux, zonage, etc.) et de bien l’indiquer dans le bail. Si des meubles ou électroménagers sont inclus dans la location, prenez des photos pour avoir une preuve de leur état initial.

 

 4. Choisir correctement la durée du bail

Lors de la rédaction du bail, à la section C, il est important de bien choisir sa durée, car cela entraînera des conséquences sur les droits et obligations du locateur et du locataire, notamment en ce qui concerne les délais prévus par la loi. Un bail peut être à durée fixe ou à durée indéterminée, et chaque option comporte des particularités. Pour mieux comprendre les implications juridiques et les délais associés, consultez le tableau figurant au verso de la page 4 du bail.

 

5. Prévoir une clause de réajustement du loyer

Lorsque la durée du bail dépasse 12 mois, il est fortement recommandé d’inclure, dans une annexe au bail, une clause de réajustement du loyer. Cette clause permet de prévoir à l’avance une augmentation du loyer en cours de bail, à une date précise et selon un montant déterminé (par exemple, une augmentation annuelle fixe ou indexée selon l’IPC). Cela offre une transparence appréciable pour le locataire tout en protégeant les intérêts du propriétaire face à l’inflation ou à une hausse des coûts d’exploitation. Il est toutefois important que cette clause soit rédigée de façon claire, non abusive et qu’elle respecte les principes établis par la loi. En cas de doute, il peut être judicieux de la faire valider par un juriste.

 

 6. Indiquer la date de paiement du loyer

À la section D du bail, cochez la case précisant que le loyer est payable le 1^er jour de chaque mois. Si vous demandez l’avance du premier mois de loyer, n’oubliez pas d’indiquer à cette section la date à laquelle elle doit être payée. La date de paiement du premier terme de votre bail peut être différente des mois subséquents. Il est d’ailleurs conseillé de recueillir le premier mois de loyer au moment de la signature du bail.

Il est également important de comprendre que le bail forme un tout indivisible : il comprend non seulement le logement, mais aussi l’ensemble de ses services, ses inclusions et accessoires, comme le service de déneigement, d’internet, le stationnement, une remise, ou l’accès à une cour. Ces éléments doivent être intégrés au bail et inclus dans le montant du loyer. Tenter de les séparer dans le but de les facturer à part, d’en augmenter le prix indépendamment, ou de pouvoir les retirer unilatéralement en cours de bail pourrait être jugé invalide. Pour assurer la validité de l’entente et éviter toute ambiguïté, il est essentiel que toutes les composantes de la location soient clairement indiquées dans le bail ou en annexe, et qu’elles soient considérées comme faisant partie intégrante de celui-ci.

 

 7. Déterminer les modes et le lieu de paiement du loyer

Toujours à la section D, vous devez également indiquer le mode de paiement du loyer convenu entre les parties. Il est conseillé de ne pas cocher plus d’un mode de paiement pour éviter les futurs litiges. Si le locataire accepte le paiement du loyer par chèques postdatés, il est important de vous assurer que le locataire appose ses initiales à l’endroit approprié.

Peu importe le mode de paiement choisi, il est fortement recommandé de préciser clairement un lieu de paiement fixe. Par exemple, vous pouvez indiquer que le loyer doit être remis au domicile du locateur (sans préciser d’adresse fixe en cas de déménagement). Cela évite d’avoir à fixer un rendez-vous avec le locataire chaque mois et simplifie la gestion des paiements. Même si le locataire effectue ses paiements par virement Interac ou par chèques postdatés, il est préférable que le bail mentionne une adresse spécifique pour la remise du loyer, afin d’éviter toute ambiguïté. Ainsi, en cas de problème technique ou de paiement différé, il revient au locataire de venir vous remettre le loyer le premier jour du mois. En l’absence de cette précision, la règle générale veut que ce soit au propriétaire de se présenter chez le locataire pour percevoir le loyer.

 

8. Remettre un règlement de l’immeuble

Joignez un règlement de l’immeuble au bail et remettez-le au locataire avant la signature. Ceci vous permettra d’encadrer et de préciser davantage les obligations de votre locataire. Vous pouvez trouver le règlement d’immeuble proposé par la CORPIQ ici. Si l’immeuble est en copropriété divise, fournissez aussi le règlement de la copropriété de la même manière et dans les mêmes délais.

 

9. Planifier et encadrer les travaux à réaliser en cours de bail

Si des travaux doivent être effectués pendant la durée du bail, il est recommandé d’inscrire une date de réalisation réaliste et prudente. Il est également essentiel de définir par écrit la nature précise des rénovations ainsi que les délais d’exécution afin d’éviter toute ambiguïté entre le locataire et le propriétaire.

Si la réalisation des travaux nécessite l’intervention d’un entrepreneur, évitez de vous engager sur une date précise à moins d’avoir une entente écrite formelle avec celui-ci. Les délais et imprévus étant fréquents dans le domaine de la construction et de la rénovation, ne vous engagez pas sur des modalités que vous ne pouvez pas garantir.

Si vous n’êtes pas en mesure de fixer une date ou de garantir l’exécution des travaux dans le bail, il est préférable de ne rien inscrire à ce sujet et de plutôt vous en tenir aux délais prévus par le Code civil du Québec en matière de réparations et d’entretien locatif.

Par ailleurs, pour mieux comprendre les droits et obligations de chacun en matière de travaux locatifs, un guide pratique intitulé « Rénover pour mieux vivre, ensemble » est désormais disponible.

 

10. Encadrer les services et conditions particulières

Au bas de la section E du bail, vous y trouverez un endroit intitulé « Autres services, conditions et restrictions ». Celui-ci offre peu d’espace pour détailler certaines ententes spécifiques entre le locateur et le locataire. Pour mieux encadrer ces éléments et s’assurer que l’ensemble des conditions soient claires et bien comprises, il est donc fortement recommandé d’ajouter une annexe au bail.

Cette annexe peut servir à préciser toute condition à laquelle vous souhaitez que le locataire adhère et pour laquelle il n’y a pas suffisamment d’espace dans le bail standard. Par exemple : une clause non-fumeurs, une entente sur l’entretien du terrain, l’interdiction d’installer un barbecue (notamment si cela est interdit par la ville) ou encore la modalité de communication par courriel certifié. Bref, l’annexe permet de mieux refléter la réalité de votre entente, tout en renforçant la validité de ces engagements.

Dans nos modèles, il est également possible d’ajouter le numéro de bail auquel l’annexe fait référence, pour plus de clarté et une meilleure traçabilité de l’entente. Vous pouvez également faire référence aux annexes directement dans le bail. N’oubliez pas de faire référence à votre bail sur vos propres annexes lorsque vous les préparez.

 

 11. Encadrer la présence d’animaux

Si vous souhaitez restreindre les animaux, il est préférable de cocher la case interdisant les animaux, puis ajoutez une mention précisant les exceptions permises, le cas échéant (ex. : On coche « Non » et on précise « à l’exception d’un seul chat autorisé »).

 

12. Remplir la clause F si elle s’applique à votre situation

Si vous êtes concerné par l’une des situations mentionnées à la clause F, vous devez impérativement la compléter.

ATTENTION – NOUVEAUTÉ DEPUIS LE 21 FÉVRIER 2024 :

Pour qu’un propriétaire puisse fixer librement le loyer durant les cinq premières années, conformément à la nouvelle loi, il doit respecter les conditions suivantes :

• Le bail doit être signé à compter du 21 février 2024 ET l’immeuble doit être nouvellement habitable ou avoir changé d’affectation à partir de cette date.
• Un avis de loyer maximal doit être rempli et transmis, à l’aide du formulaire disponible sur le site du Tribunal administratif du logement (TAL).

Si ces conditions ne sont pas respectées, le propriétaire ne pourra pas augmenter le loyer à sa discrétion, même si la clause F est cochée.

À noter :

• Aucun barème n’est prévu pour le loyer maximal. Le propriétaire peut inscrire le montant qu’il souhaite.
• Un changement d’affectation désigne la conversion d’un local commercial en logement résidentiel (ou inversement).
• Cette clause ne s’applique pas aux logements à loyer modique.

 

 13. Remplir la section G – Loyer le plus bas des 12 derniers mois

N’oubliez pas de compléter la section G du bail, qui indique le loyer le plus bas payé dans les 12 mois précédant la conclusion du bail ou le loyer fixé par le Tribunal administratif du logement (TAL) au cours de cette période.

SI VOUS OMETTEZ CETTE SECTION :

• Votre locataire pourra contester le loyer jusqu’à deux mois après le début du bail.
• Vous risquez d’être condamné à des dommages punitifs, surtout si l’omission est volontaire.

Si le logement est vacant depuis plus de 12 mois, vous pouvez mentionner que cette section est non applicable. Toutefois, vous devez remettre à votre locataire, lors de la signature du bail, l’avis du dernier loyer payé, disponible sur le site du TAL.

Après la préparation de votre bail, vérifiez que le montant déclaré est bien exact, car en cas de fausse déclaration, vous pourriez également être exposé à des dommages-intérêts punitifs.

Prenez le temps de bien lire cette section du bail afin de comprendre ses implications juridiques.

Prenez note que vous n’avez pas à compléter cette section si vous avez complété la section F.

 

 14. Responsabilité solidaire des colocataires

Dans la section H, il est recommandé d’exiger que tous les colocataires soient solidairement responsables du bail et de ses renouvellements.

Pourquoi est-ce important?

• Chaque colocataire sera tenu à la totalité des obligations du bail envers le propriétaire.
• En cas de non-paiement du loyer ou de dommages au logement, le propriétaire pourra réclamer le montant complet à un seul colocataire, sans avoir à le diviser avec les autres colocataires.

Pour officialiser cette responsabilité solidaire, vous pouvez cocher « oui » à la section H (mentions 11 et 12) et demander aux locataires d’apposer leurs initiales à l’endroit approprié.

 

15. Vérifier la signature de la caution (endosseur)

Si un endosseur (caution) garantit le bail, assurez-vous qu’il a bien signé en qualité de caution. Avant d’accepter une caution, il est fortement recommandé de vérifier son dossier de crédit de la même façon que celle prévue au premier point ci-haut.

À savoir :

• La caution est responsable uniquement pour le premier terme du bail (indiqué à la section C) lorsqu’elle signe seulement la section H du bail. Pour qu’elle demeure responsable solidairement avec les locataires lors des renouvellements, il est conseillé de lui faire signer une annexe spécifique, disponible sur notre site web ici. Vous pouvez également remplir directement l’Annexe au bail de la CORPIQ, qui garantit que la caution reste en vigueur pour toute la durée du bail et ses renouvellements. Télécharger ce document ici.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également lui faire signer une clause de solidarité, afin qu’elle ne puisse pas invoquer le « bénéfice de discussion » prévu par la loi (qui lui permettrait d’exiger que le propriétaire poursuive d’abord le locataire avant elle).

 

16. Consentement à la communication par courriel

Faites signer à votre locataire un consentement écrit autorisant les échanges par courriel. Cela vous permet d’envoyer facilement des avis légaux et autres communications officielles par voie électronique, y compris par courriel certifié tel que Pronotif et vous sauvera sans doute temps et argent.

Si vous utilisez Pronotif, l’outil de notification de la CORPIQ, ce document est indispensable pour les échanges avec votre locataire, notamment pour l’envoi d’avis légaux.

 

17. Dépôt de sécurité – Attention à la réglementation

Selon la loi, un locateur ne peut exiger un dépôt de sécurité de la part de son locataire. Toutefois, une décision récente laisse entendre qu’un tel dépôt pourrait être accepté si le locataire en fait lui-même la proposition, de manière libre et volontaire.

Dans ce cas, il est fortement recommandé d’obtenir une déclaration écrite du locataire attestant que cette initiative vient de lui, afin d’éviter toute contestation ultérieure. Un modèle de déclaration est disponible sur notre site, où vous trouverez également une mise en garde ainsi que des précisions sur la décision en question et ses implications juridiques.

Vous pouvez consulter le tout ici.

 

18. Remise du bail et des annexes au locataire

Une fois le bail signé, vous devez remettre une copie complète du bail et de toutes ses annexes à votre locataire dans un délai de 10 jours de la signature.

Certains délais légaux commencent à courir seulement une fois le bail remis. Un retard pourrait retarder certains recours ou droits du locateur. Mieux vaut s’en occuper rapidement pour éviter toute complication.

D’ailleurs, pour cette étape, l’utilisation du bail électronique proposé par la CORPIQ présente un réel avantage. En optant pour cette méthode, le bail et toutes ses annexes sont automatiquement remis aux parties une fois le processus complété, ce qui évite les échanges supplémentaires ou les déplacements nécessaires pour remettre les documents en version papier. Cela garantit non seulement un gain de temps, mais aussi une plus grande efficacité dans la gestion de vos contrats de location et vous assure d’avoir remis tous les documents signés, conformément à la loi.

 

19. Remise des clés – Conditions à respecter

Les clés du logement ne doivent être remises au nouveau locataire que lors de son entrée au logement, comme indiqué au bail à la section C. Il est d’ailleurs déconseillé de permettre au locataire d’entrer dans le logement avant la date de début du bail, à moins de modifier le bail à cet effet et de vous assurer que les assurances locataires débutent dès lors aussi.

 

 20. Signature d’un constat des lieux lors de l’occupation

Lors de la première journée d’occupation du logement, qui devrait correspondre à la date du début du bail inscrit sur le bail, il est essentiel de signer un constat des lieux avec le locataire afin d’attester de l’état du logement au moment de son entrée. À défaut de constat, le logement est présumé être délivré en bon état.

Cette démarche officialise l’acceptation des conditions actuelles du logement par le locataire et permet d’éviter d’éventuels différends à l’avenir. Il est également recommandé de prendre des photos détaillées des différentes pièces et éléments du logement afin de constituer une preuve visuelle en cas de litige éventuel.

En suivant ces conseils, vous serez bien outillé pour conclure un bail en toute sérénité. Chaque contrat pouvant comporter ses particularités, il est toujours préférable de consigner vos ententes par écrit dans une annexe au bail afin d’éviter toute ambiguïté. Mieux vaut prévenir que guérir! Nos conseillers des services-conseils sont à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner au besoin. Rappelez-vous : un bail bien rédigé, c’est un litige évité!