Appel à la vigilance : protégez les renseignements personnels de vos locataires!
Avec l’utilisation grandissante de l’intelligence artificielle et des outils numériques, la CORPIQ rappelle aux propriétaires et aux gestionnaires immobiliers l’importance d’adopter de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Des renseignements sensibles à protéger
Pour louer et gérer des logements, il faut recueillir et conserver des renseignements personnels, parfois sensibles, sur les candidats et les locataires. La collecte, l’utilisation, la conservation et le partage de ces renseignements doivent se faire de manière sécuritaire, conformément aux obligations prévues par la législation québécoise.
Voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Limitez la collecte aux renseignements nécessaires pour les fins poursuivies.
- Soyez vigilants avec les outils d’intelligence artificielle. Évitez d’y transmettre des renseignements permettant d’identifier un candidat ou un locataire, notamment des pièces d’identité, des rapports d’enquête de prélocation ou des documents contenant des informations financières, sans avoir préalablement vérifié les garanties de confidentialité et de sécurité applicables.
- Sécurisez le stockage et le partage de vos documents. Réservez l’accès aux personnes autorisées et évitez les liens de partage publics ou accessibles à toute personne possédant le lien, notamment sur Google Drive.
- Limitez la durée de conservation des renseignements personnels et détruisez-les de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales applicables.
- Protégez vos accès. Utilisez des mots de passe robustes et activez l’authentification multifacteur lorsque possible.
Des conséquences importantes
Une mauvaise gestion des renseignements personnels peut exposer les personnes concernées à des risques de fraude ou de vol d’identité. Elle peut également engager la responsabilité des propriétaires et gestionnaires immobiliers et les exposer à d’éventuels recours en cas de préjudice.
Pour en savoir plus
Le site de la Commission d’accès à l’information du Québec présente les obligations applicables en matière de protection des renseignements personnels.
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