La reconduction de bail en 10 questions

Nouvelles - 19 janvier 2024

Alors que les reconductions de bail se multiplient à cette période de l'année, nos équipes des services-conseils ont rassemblé les 10 questions les plus fréquemment posées à ce sujet.

1. À quoi sert l’avis de reconduction?

Souvent, les propriétaires pensent que l’avis de reconduction, qu’ils vont communément appeler l’avis « d’augmentation de loyer » ne sert qu’à cette fin : augmenter le loyer. Effectivement, on peut se servir de cet avis pour augmenter annuellement le loyer de nos locataires. Cependant, l’avis peut aussi être utilisé pour modifier, ajouter et/ou supprimer toutes autres conditions dans le bail.

Nous tenons à vous souligner que tout comme le loyer, le locataire peut refuser les autres modifications de conditions au bail dans l’avis de reconduction. Ainsi, lorsque vous entamez un recours de « Demande de modification au bail » au Tribunal administratif du logement, il revient à la discrétion du juge de décider s’il vous accorde les modifications demandées à la lumière des preuves que vous apporterez.

Si on n’envoie pas d’avis de reconduction à nos locataires durant la période de reconduction et que ces derniers ne manifestent pas, durant la même période, leur désir de quitter les lieux au terme du bail, ce dernier va se reconduire automatiquement, au même loyer et aux mêmes conditions.

À noter : Un propriétaire ne peut pas (à moins d’exceptions tels que dans le cas de sous-location du logement pendant plus de 12 mois ou lors d’un décès de locataire) envoyer un avis de non-reconduction de bail à ses locataires. Le locataire a le droit au maintien dans les lieux et c’est lui qui décide s’il ne va pas renouveler son bail.

2. À quel moment dois-je envoyer mon avis de reconduction de bail à mes locataires?

On vous recommande fortement d’utiliser le dos de votre bail comme guide pour savoir, selon la durée de votre bail, à quel moment vous devez envoyer vos avis de reconduction. On comprend avec ce guide (voir ci-bas), que pour un bail classique qui commence le 1er juillet et qui se termine le 30 juin, l’avis devrait être envoyé entre le 1er janvier et le 31 mars. Si nous avons un bail à court terme (moins de 12 mois) qui se termine lui aussi le 30 juin, il faudra envoyer l’avis au mois de mai. Sinon, pour les baux à durée indéterminée, si on voulait augmenter le loyer comme pour nos autres locataires au 1er juillet, il faudrait aussi envoyer l’avis en mai.

Enfin, il est important de garder en tête, que peu importe la durée du bail, conformément à l’article 1906 du Code civil du Québec, il ne peut y avoir qu’un seul réajustement de loyer par période de référence (12 mois). Pour connaître votre période de référence, vous pouvez vous référer aux formulaires de calculs sur le site du Tribunal administratif en cliquant ici.

3. Quels sont les meilleurs moyens à utiliser pour envoyer l’avis de reconduction à mes locataires?

L’un des aspects les plus importants lors de la reconduction est d’obtenir une preuve de réception de la part de vos locataires de l’avis de reconduction. Ces derniers auront un délai d’un mois à partir de la réception de l’avis pour y répondre et sans quoi, ils seront réputés avoir accepté l’augmentation et les changements prévus, si applicable.

Voici les meilleurs modes d’envoi proposés afin d’obtenir un accusé-réception :

La remise en main propre avec un accusé-réception;
La poste recommandée avec signature – faites attention! Si le locataire ne va pas récupérer la poste, cela ne vaut rien et il faudra obtenir un accusé-réception autrement;
L’huissier de justice;
Le courriel certifié Pronotif– assurez-vous d’avoir l’autorisation de communication de la part du locataire avant de l’utiliser pour envoyer votre avis de reconduction.

Tentez à tout prix d’éviter une reconduction verbale. Comme on dit, « les écrits restent et les paroles s’envolent »! Il est possible d’envoyer l’avis par simple courriel ou via un autre mode de messagerie, toutefois, assurez-vous que chacun de vos locataires confirme la réception du document.

4. Y-a-t-il un pourcentage fixe d’augmentation de loyer applicable pour tous les propriétaires au Québec?

Non. Il n’existe pas un pourcentage fixe d’augmentation de loyer applicable à tous les propriétaires immobiliers du Québec. Le Tribunal administratif du logement émet annuellement une moyenne, qui créé souvent de la confusion pour toutes les parties impliquées ; les locataires pensent que le propriétaire ne peut les augmenter que de ce montant, et les propriétaires eux, croient qu’il s’agit de l’augmentation à laquelle ils ont droit.

Chaque immeuble a des dépenses d’exploitation qui lui sont uniques. Si nous prenons deux immeubles voisins, dont un qui a eu des dépenses de 100 000$ en travaux majeurs l’année précédente, alors que l’autre n’a fait l’objet d’aucune rénovation : il serait illogique que ces deux propriétaires puissent augmenter du même montant le loyer des locataires.

Légalement, un propriétaire a le droit d’envoyer une augmentation au montant qu’il juge raisonnable. Si le locataire accepte, tout est parfaitement légal. Toutefois, si le locataire conteste l’augmentation, le propriétaire, s’il ne parvient pas à une entente avec son locataire, devra ouvrir une demande de modification de bail au Tribunal administratif du logement afin de faire fixer le loyer. Le Tribunal utilisera l’outil de calcul, qui prend en compte, au prorata de chaque loyer face au revenu total, les dépenses d’exploitation de l’immeuble (variation de taxes et assurances, entretien, services, énergie, gestion, revenu net et travaux majeurs).

Nous vous conseillons donc de commencer par utiliser l’outil de calcul, afin de savoir où vous vous situez par rapport au montant auquel vous auriez droit devant le Tribunal administratif du logement. Cela pourrait vous surprendre et surtout vous donner un plus gros pouvoir de négociation auprès de vos locataires.

Cliquez ici pour utiliser l'outil de calcul CORPIQ (exclusif aux membres).

5. Pourquoi l’outil de calcul CORPIQ ne permet d’augmenter que trois loyers à la fois?

L’outil de calcul d’augmentation de loyer de la CORPIQ permet aux propriétaires détenant des immeubles ayant peu de locataires (maison, condo, duplex et triplex) d’utiliser une seule fois l’outil pour avoir toutes leurs augmentations de loyers. À noter que l’outil du Tribunal administratif du logement ne permet d’augmenter qu’un loyer à la fois. Il faut donc, dans notre outil, lorsque vous avez plus de trois logements, effacer l’information au bas (section Ajustement de loyer du logement), et inscrire les loyers des autres logements à augmenter. Le reste de l’information au haut de l’outil (revenu, dépenses d’exploitation) ne change pas, à moins qu’un logement fasse l’objet de travaux majeurs spécifiques. Ultimement, ce qu’il faut retenir, est que l’outil de calcul vous permet de trouver le pourcentage d’ajustement de loyer que vous pourrez simplement multiplier par chacun de vos loyers pour obtenir le montant d’augmentation pour chacun.

Prenez note que l’outil de calcul de la Corpiq n’a pas de valeur légale et ne sera pas reconnu devant le Tribunal administratif du logement pour fixer le loyer.

6. Que faire en cas de refus de l’avis de reconduction de bail par mon locataire?

Conformément à l’article 1945 du Code civil du Québec, le locataire a un mois à compter de la réception de l’avis de reconduction de bail pour vous répondre. À défaut de répondre dans ce délai imparti, le locataire est réputé avoir accepté toutes les modifications dans l’avis. Cependant, si ce dernier vous indique, à l’intérieur du délai d’un mois, qu’il refuse l’augmentation proposée tout en désirant rester dans le logement, vous devriez dans le mois de la réception de cette contestation, ouvrir la « demande de modification du bail » au Tribunal administratif du logement.

Prenez note qu’il est toujours possible de négocier avec le locataire pour parvenir à une entente afin d’éviter d’aller au Tribunal. Dans le cas où vous parvenez à une entente avec votre locataire, il est primordial de la mettre par écrit pour se protéger en cas de litige. Cependant, n’oubliez jamais le délai dont vous disposez pour ouvrir votre dossier. Si vous le dépassez, votre bail sera renouvelé aux mêmes conditions que le dernier terme. Vous ne pourrez possiblement plus récupérer cette augmentation lors de la période de renouvellement de l’année suivante.

Pour le cas de l’unique propriétaire qui ouvre le dossier procédez à cette demande.

7. Le Relevé 31, à quoi il sert, à qui et à quel moment dois-je le remettre?

Le relevé 31 sert à déclarer les renseignements sur l’occupation d’un logement au 31 décembre de l’année visée. Les renseignements fournis sur ce relevé sont utilisés par le locataire ou le sous-locataire qui demande le crédit d’impôt pour solidarité dans sa déclaration de revenus.

Il faut donc le remettre à tous locataires et/ou sous-locataire qui occupait votre logement au 31 décembre. Si votre locataire a déménagé avant le 31 décembre, il doit obtenir le relevé de la part de son nouveau propriétaire chez qui il logeait à cette date.

Ce relevé doit être produit et remis au locataire avant lafin févrierau plus tard. Il s’agit d’une bonne pratique d’envoyer ce relevé avec l’avis de reconduction de bail.

Cliquez ici pour produire le relevé 31 de Revenu Québec.

Cliquez ici pour consulter le Guide du Relevé 31.

8. Est-ce que la CORPIQ a des modèles pour nous aider?

Bien sûr! Rendez vous sur le site de la CORPIQ, connectez-vous dans l’espace membre, cliquez sur « Modèles de lettres et formulaires » dans vos outils. Il y a une section complète sur les avis de reconduction de bail, conformes aux normes du Code civil du Québec. Prenez note qu’il ne faut pas supprimer les éléments de base dans nos modèles au risque que votre avis de reconduction de bail ne soit pas valide conformément à l’article 1943 du Code civil du Québec.

De plus, les propriétaires qui attendent encore un jugement de fixation de loyer du Tribunal administratif du logement, ou ceux pour qui la section F s’applique (immeuble construit depuis cinq ans ou moins ou dont l’utilisation à des fins résidentielles résulte d’un changement d’affectation depuis cinq ans ou moins), trouverons aussi l’avis adapté à leur situation sur notre site web.

9. Devrais-je visiter mon logement durant la période de reconduction?

Nous recommandons effectivement aux propriétaires de profiter de la période de reconduction pour aller visiter le logement. Cette visite permettra de vérifier l’état du logement, de possiblement remettre l’avis de reconduction en main propre au locataire (avec accusé-réception), ainsi que le relevé 31. On peut aussi en profiter pour voir s’il y a de l’entretien à prévoir prochainement. Cela responsabilise aussi les locataires quand ils savent que le propriétaire va passer voir le logis.

Prenez note que vous devez remettre un avis au moins 24h avant la visite prévue, conformément à l’article 1931 du Code civil du Québec. Les visites doivent aussi avoir lieu entre 9h et 21h et le locataire peut refuser la visite si le locateur n’est pas présent (1932 du Code civil du Québec).

10. Comment dois-je procéder pour visiter un logement pour lequel le bail n’a pas été reconduit?

Lorsqu’un locataire vous avise, conformément et dans les bons délais, qu’il ne compte pas reconduire son bail, il doit permettre la visite du logement et son affichage, dès qu’il a donné cet avis. Effectivement, c’est l’article 1930 du Code civil du Québec qui permet au locateur, sans aucun préavis, de faire visiter son logement afin de le relouer. Bien sûr, nous recommandons tout de même d’aviser votre locataire, par courtoisie, aussitôt que vous avez connaissance d’une visite à venir. Cela maximisera la bonne entente, assurera que le logement soit préparé en vue de la visite et assurera que la relocation se fasse sur de bons termes.

Ce type de visite doit aussi avoir lieu entre 9h et 21h et le locataire peut refuser la visite si le locateur n’est pas présent (1932 du Code civil du Québec).

Note

Les informations présentées ci-dessus ne sont qu’à titre informatif uniquement. Elles ne constituent pas un avis juridique et ne devraient pas être interprétées comme tel.

Retour à la liste des actualités