Pourquoi tenir un journal d'entretien de vos logements

Qu'il s'agisse de remplacer un robinet, d'entretenir un chauffe-eau, de réparer une toiture, de refaire un joint de maçonnerie ou de faire inspecter une composante de l'immeuble, il devient difficile de garder un portrait fidèle de l'historique des interventions.

Tenir un journal d'entretien est une habitude simple qui facilite la gestion de votre immeuble. En regroupant au même endroit les interventions effectuées dans les logements et sur les différentes composantes du bâtiment, vous pourrez mieux planifier les travaux à venir, suivre l'évolution de l'état de votre immeuble et prendre des décisions éclairées quant à son entretien.

Une meilleure vue d'ensemble de votre immeuble

Tenir un journal d'entretien consiste à consigner les interventions réalisées au niveau de l’immeuble, dans chacun de vos logements et dans les espaces communs. Nous vous recommandons d'y noter la date des interventions réalisées, leur nature, des photos avant/après, le fournisseur qui est intervenu, les coûts engagés en plus de joindre les factures associées.

Une fois ce processus intégré à vos façons de faire, vous obtiendrez un outil qui vous permet de consulter rapidement l’historique complet de chacun des logements de votre immeuble. Le registre ainsi tenu à jour est précieux lorsqu'un problème réapparaît ou lorsqu'il est temps de planifier certains travaux préventifs.

Par exemple, si vous constatez qu'un chauffe-eau approche de sa durée de vie utile ou que la tuyauterie de l'évier de cuisine d'une unité a nécessité plusieurs interventions en peu de temps, vous serez mieux outillé pour planifier les travaux à venir. En anticipant ces dépenses, vous réduisez les risques de réparations d'urgence, souvent plus coûteuses.

La prévention comme stratégie gagnante

Faire le suivi de vos interventions est un excellent point de départ pour tenir un journal d'entretien. Il est également recommandé de tenir un calendrier annuel des interventions à venir, ainsi que des inspections saisonnières afin de ne rien oublier. Qu'il s'agisse de l'entretien des logements, des parties communes ou des différentes composantes de l'immeuble, une bonne planification permet d'anticiper et de prioriser les travaux, de mieux répartir les dépenses, de réduire les interventions d'urgence et de limiter les répercussions sur le cycle locatif. En choisissant le moment opportun pour réaliser les travaux, vous conservez le contrôle de votre planification plutôt que de subir les imprévus.

Pour aller plus loin et adopter une approche préventive, la CORPIQ vous propose une formation sur l'entretien préventif et la conformité des immeubles locatifs résidentiels. Animée par les experts du groupe Darheim, une firme de génie-conseil spécialisée en inspection et en structure des bâtiments, cette formation vous permettra d'acquérir les connaissances essentielles pour planifier l'entretien de votre immeuble, repérer les éléments qui nécessitent une attention particulière et mieux comprendre les exigences liées à la conformité. Elle aborde notamment les obligations légales applicables à certains immeubles, dont celles introduites par la Loi 122 concernant l'inspection des façades et des parcs de stationnement des bâtiments de cinq étages ou plus. En développant de bons réflexes dès le départ, vous serez mieux outillé pour protéger votre immeuble, prévenir les imprévus et assurer une gestion efficace de votre patrimoine à long terme.

Faciliter vos échanges avec les locataires

Les demandes de réparation font partie de la gestion locative. Lorsqu'un locataire signale un problème, disposer d'un historique des interventions réalisées précédemment dans son logement peut vous aider à comprendre rapidement la situation. S’agit-il d’un élément sur lequel vous êtes déjà intervenu? Si oui, vous disposez déjà de la solution et du fournisseur à qui faire appel. Il est pertinent également de noter que s’il s’agit d’une problématique récurrente, il sera également temps de régler pour de bon la problématique en changeant l’élément fautif. Par exemple, une fenêtre dont la manivelle bloque à répétition devra probablement être changée plutôt que réparée si la problématique persiste. Au contraire, si vous faites face à une problématique nouvelle, il est important de bien remplir votre journal d’entretien afin de bénéficier de toutes les informations nécessaires pour vos besoins.

Cette documentation contribue également à démontrer votre diligence dans l'entretien de l'immeuble. Au Québec, le propriétaire a l'obligation de remettre un logement en bon état d'habitabilité et de l'entretenir pendant toute la durée du bail, conformément au Code civil du Québec. Un suivi rigoureux de vos interventions facilite le respect de cette obligation.

Une information utile lors de la revente

Si vous décidez un jour de vendre votre immeuble, un historique d'entretien bien documenté vous fera gagner un temps précieux. Il facilitera notamment la préparation de la Déclaration du vendeur, qui exige de fournir plusieurs renseignements sur les travaux, les réparations et les améliorations apportés à l'immeuble au fil des ans. En plus de simplifier cette étape, un dossier complet permet de répondre plus facilement aux questions des acheteurs, inspire confiance et favorise un processus de vente plus fluide. 

Un outil simple qui fait gagner du temps

Tenir un journal d'entretien ne demande pas une organisation complexe. L'important est de conserver les informations au même endroit et de les mettre à jour après chaque intervention. Une fois intégré à votre gestion, cet outil vous permettra de faire un suivi régulier, de le réviser annuellement ou chaque trimestre afin de vous assurer qu'il demeure à jour et de mieux planifier les interventions à venir. 

Au final, quelques minutes consacrées à documenter chaque intervention et prévoir celles à venir peuvent vous faire économiser beaucoup de temps lors de la gestion de votre immeuble. Pour un propriétaire qui possède quelques logements, c'est une façon simple de mieux protéger son investissement et de gérer son parc immobilier avec plus de sérénité.